FAQs an den Profi

Hochzeit richtig planen

Wie geht man an die Organisation der eigenen Hochzeit heran? Wie behalten wir die Kosten im Griff? Wie erstellen wir die Gästeliste? Wie finde ich meinen persönlichen Feier-Stil? Welche Kriterien sind bei der Wahl der Location wichtig? Was muss ich bei der Wahl der Dienstleister beachten? Diese und mehr Fragen haben wir der Hochzeitsplanerin Friederike Mauritz gestellt.


Friederike Mauritz arbeitet seit 20 Jahren als Wedding Planner. Sie ist Gründungsmitglied und war 10 Jahre lang erste Vorsitzende des Bundes deutscher Hochzeitsplaner.  Wir sprachen mit ihr über Trends und Tipps bei der Hochzeitsplanung.

www.celebrations-weddings.de
www.bund-deutscher-hochzeitsplaner.de


Die Antwort auf Ihre Frage nicht gefunden? In einem früheren Interview hat Friederike Mauritz noch weitere Tipps gegeben.

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Wichtig ist, dass Sie sich als Brautpaar von allem, was Sie so im Internet, in den Social Media-Kanälen und in der Presse sehen, zwar inspirieren aber nicht zu sehr beeinflussen lassen. Überlegen Sie, was Sie persönlich ausmacht und was Ihnen wichtig ist. Vielleicht gibt es Hobbys, Lieblingsfarben, bevorzugte Reiseziele oder andere Dinge, die Sie besonders mögen oder mit denen Sie sich identifizieren. Schauen Sie sich Ihren Einrichtungs- und Kleidungsstil an. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um anhand dieser unterschiedlichen Vorlieben plus den von außen kommenden Inspirationen Ihren persönlichen Hochzeitsstil zu definieren. Ganz wichtig ist dabei, dass Sie diese Überlegungen gemeinsam als Paar und in Ruhe angehen.
Vielleicht ein paar Beispiele: Ein Brautpaar war Provence-Fan und hat die Dekoration, die Drucksachen, Speisen und Getränke komplett an diesem Reiseziel orientiert. Liebevoll waren Platzteller, Servietten, Gläser und Blumenvasen auf dieses ländlich-natürliche Thema abgestimmt.
Ein anderes Paar, das in einem Sabbatical eine längere Reise gemacht hatte, bat uns, seine Feier diesem Thema anzupassen. Wir entwarfen dann zum Beispiel eine als Landkarte gestaltete Einladungskarte mit der Reiseroute. Auf der Feier selbst waren einzelne Tischgruppen entsprechend der bereisten Regionen (Mittelmeer, Orient, Afrika) dekoriert.
Sehr schön war auch eine Hochzeit auf einem Jagdschloss, bei der das Brautpaar zu Pferde in historischen Jagdgewändern vorgeritten ist, begleitet von berittenem Gefolge, das sehr stimmungsvoll auf Jagdhörnern geblasen hat.
Aber wir hatten auch unzählige, sehr schöne Hochzeiten, bei denen es »nur« ein Farbmotto oder ein Monogramm aus den Initialen des Brautpaars war, das sich als roter Faden von den Einladungen bis zur Dekoration durchzog und dem Fest seine persönliche Note verlieh.

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Es gibt immer wieder kleinere und größere Trends. Vintage und Boho waren lange Zeit in aller Munde. Das klingt jetzt ein bisschen ab. Es halten sich aber weiterhin Dekorationen mit viel Grün (Stichwort »Greenery«) und natürlichen Materialien wie Holz und Bast. Entsprechend beliebt sind ländliche Lokalitäten wie zum Beispiel Landhäuser oder Gewächshäuser und Feiern im Freien. Andere kleinere Trends sind zum Beispiel das Thema »1001 Nacht« mit üppigen Farben und opulenter Deko oder »Blush & Metal«, bei dem Rosé- mit Metalltönen wie Gold und Bronze kombiniert werden.
Die Candybar wird inzwischen von weiteren Bars ergänzt oder abgelöst wie Salty Bars, Gin-, Whiskey-, Coffee- und Zigarrenbars.

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Besonders wichtig ist, sich, schon bevor die Organisation richtig beginnt, über wirklich alle Bereiche der Hochzeit Gedanken zu machen und diese in allen Details zu budgetieren.Wird es zum Beispiel ein Gettogether am Tag vor und einen Brunch am Tag nach der Feier geben? Wird außer dem Festmenü noch ein Mitternachtsessen angeboten? Wie regelt man die Bezahlung bei Extra-Getränken wie Longdrinks, Whiskey, Gin oder Cocktails? Jedes noch so kleine Detail vom Porto für die Einladungen bis hin zu Fackeln und Lampions im Außenbereich müssen von Anfang an in die Kostenrechnung aufgenommen werden. Am Anfang kann man die Kosten schätzen, wenn man noch keine konkreten Angebote eingeholt hat. Aber im Laufe der Planung müssen alle Positionen genau in den Budgetplan aufgenommen werden. Nur so behält man die Kosten im Blick und kann bösen finanziellen Überraschungen vorbeugen.

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Durch Geldgeschenke können sicherlich stattliche Summen zusammenkommen. Da diese »Einnahmen« aber nur schwer vorhersagbar und viele Rechnungen schon vorher zu begleichen sind, empfehle ich, die Geldgeschenke eher für später anstehende Ausgaben wie Hochzeitsreise, Einrichtungs- oder Autokauf oder andere Goodies vorzusehen.

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Die Gästeliste ist einer der ersten Schritte der Hochzeitsplanung. Nur wenn die Zahl der Gäste inklusive Kinder und Partner feststeht, kann man die konkrete Budgetplanung und die Suche nach der passenden Location angehen. Allzu oft verschätzen sich die Paare bei der Kalkulation, weil sie nicht alle Gäste auf die Liste schreiben.

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Ich empfehle – so hart das klingen mag – die Gäste von vornherein in A-, B- und C-Kategorien einzuteilen. A sind alle Gäste, die dabei sein müssen, wie die engste Familie und die Trauzeugen. Kategorie B sind die erweiterte Familie und Freunde, die ich gern dabeihaben möchte. Zu C gehören Gäste, die nicht ganz so wichtig sind. Dann kann man je nach Bedarf und Budget leicht Gäste von der Liste streichen oder nachträglich einladen.

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Wer seine erste Budget- und Gästeliste wie oben beschrieben vorbereitet und sich über den Stil der Feier Gedanken gemacht hat, kann die Suche starten. Dabei sollte man Platz- und Zeitbedarf beachten. Ab und bis wann benötige ich die Location inklusive Auf- und Abbau der Dekoration? Brauche ich einen Nebenraum für die Kinderbetreuung und/oder die Bandgarderobe? Soll der Sektempfang in einem Extrabereich stattfinden?
Zur Einschätzung des Platzbedarfs gehört auch die Art der Bestuhlung: Runde Tische oder eine U-Form benötigen zum Beispiel wesentlich mehr Raum als lange Tafeln. Ein Raum, der als für maximal 100 Personen geeignet beschrieben wird, reicht in der Regel für eine Hochzeit mit 100 Gästen nicht aus, weil dabei oft der Platz für die Tanzfläche, für die Band und das Buffet nicht eingerechnet wird.
Kurz: Je detaillierter man sich über seine Wünsche im Klaren ist und diese gezielt bei der Location anfragt, desto weniger Enttäuschungen und Zeitverschwendung bei Besichtigungen gibt es.

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Am allerwichtigsten ist, dass die Chemie zwischen Dienstleister und Brautpaar stimmt und der Fotograf, DJ, Konditor oder Wedding Planner die Wünsche des Paars versteht. Dafür und für die spätere Ausführung ist Erfahrung mit Hochzeiten wichtig. Ich empfehle, immer genau zu erfragen, wie lange der Anbieter schon auf dem Markt ist und vor allem: wie viele Hochzeiten er in dieser Zeit betreut hat.

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Schriftliche Vereinbarungen und Verträge sind ein Muss. Profi-Anbieter machen von sich aus einen ausführlichen Vertrag. Falls doch nicht, empfiehlt es sich, als Brautpaar alle wichtigen Details aufzulisten und unterschreiben zu lassen. Meistens, wenn es am Hochzeitstag Probleme gibt, geschieht das ja nicht aus bösem Willen, sondern aufgrund eines Missverständnisses. Das kann nicht passieren, wenn man alles Wichtige schriftlich macht. Dazu gehören Daten und Zeiten und alle Details, die man besprochen hat. Je ausführlicher, umso besser. Die Location sollte zum Beispiel festhalten, welche Bereiche gebucht sind, und alle bis zum Vertragsschluss definierten Kosten aufführen. Stornobedingungen gehören ebenfalls in die Verträge, wobei es sowohl um den Rücktritt des Brautpaars als auch des Dienstleisters geht.

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Diese Frage kann man nicht pauschal beantworten. Es hat Vorteile, alles vor Ort zu haben. Eine gut ausgestattete Lokalität verfügt über alles notwendige Equipment inklusive der erfahrenen Mitarbeiter, die das Brautpaar in allen Bereichen beraten können. Wer für einen »leeren« Saal alles einzeln anmieten muss, ist gezwungen, viel detaillierter zu planen und hat oft hohe Miet- und Lieferkosten, die gerne einmal unterschätzt werden.
Auf der anderen Seite ist man mit einer leeren Location wesentlich flexibler und kann, bei guter Planung, auch etwas Geld sparen. Es ist aber auch mit mehr Arbeit verbunden und erfordert oftmals viel Know-how.

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Auch auf diese Frage gibt es natürlich keine pauschale Antwort. Ein Menü hat sicherlich den Vorteil, dass mehr Ruhe im Raum ist und zum Beispiel Reden besser eingebaut werden können. Viele sehen ein Menü auch als die festlichere Variante.
Ein Buffet bietet dagegen ganz klar mehr Auswahl und Flexibilität – bringt aber auch mehr Unruhe. Prinzipiell aber möchte ich festhalten, dass die verbreitete Vorstellung, ein Buffet sei eher rustikal und ein Menü prinzipiell festlicher, so nicht zutrifft. Heutzutage gibt es vom sehr eleganten Buffet bis zum rustikalen Menü fast alle Möglichkeiten. Auch die Art der Präsentation des Buffets kann richtig schön sein bei einem guten Caterer oder Gastwirt.
Ich empfehle in der Regel eine Mischung. Zum Beispiel eine servierte Vorspeise, damit sich alle Gäste an die Tische setzen und damit der erste Hunger gestillt werden kann. Daran anschließend lässt sich auch schön eine Rede einbauen. Danach können der Hauptgang und auch das Dessert als Buffet serviert werden. Eine schöne Alternative ist ein serviertes Menü mit einem lockeren Dessertbuffet, wenn schon der Tanz begonnen hat und die Leute sich schon etwas haben bewegen können.

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Wie gesagt: Eine servierte Vorspeise hilft, den ersten Hunger zu stillen und danach die Gäste etwas versetzt ans Buffet gehen zu lassen. Man kann diesen »Versatz« auch organisieren, indem man die Gäste zum Beispiel tischweise ans Buffet gehen lässt. Spätestens ab 80 Personen empfehle ich zwei getrennte Buffets, auf denen aber das gleiche steht. Das halbiert die Schlange.

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Ich persönlich liebe (gut gemachtes) Live Cooking, da das Essen frischer und individueller zubereitet wird. Oftmals sieht es auch besser aus. Der Nachteil ist natürlich, dass es in der Regel längere Wartezeiten gibt. Man muss dabei auch an die höheren Kosten für das Personal, also die Köche, und an den Strom für die diversen Geräte denken.
Unterschiedliche Essensstände beziehungsweise »Themeninseln« sind eine schöne Sache, um die Feier aufzulockern und Warteschlangen zu reduzieren. Das kann zum Beispiel eine Pasta- oder Wok-Station sein oder Stände mit italienischen oder mexikanischen Spezialitäten. Das erhöht natürlich den Platzbedarf und die Gäste müssen gut informiert werden, damit sie wissen, was sie wo finden können.

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Viele Paare lieben einfach die Variante, dass die Braut mit ihrem Vater einzieht. Sicherlich oftmals beeinflusst von Film und Fernsehen. Oft aber auch, weil sie es schlichtweg romantischer finden. Ähnlich viele ziehen aber auch gemeinsam als Paar ein, wie es sowohl die evangelische als auch die katholische Kirche eigentlich vorsehen. Ich würde sagen, dass das Verhältnis der beiden Varianten bei unseren Brautpaaren so ungefähr bei Fifty-fifty liegt.

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Wichtig ist, dass die Fotografen erfahren und zurückhaltend sind und vorab das Gespräch mit dem Geistlichen über die Dos und Don'ts gesucht haben. Meist ist es viel besser, einen guten Fotografen mit entsprechendem Equipment (Tele, lichtstarke Objektive, um ohne Blitz arbeiten zu können) zu haben, als dass alle Gäste ihr Handy zücken.

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Das Optimale ist sicherlich, eine professionelle Kinderbetreuung zu buchen. Viele Brautpaare haben noch keine Kinder und unterschätzen oft die Belastung für Eltern und Kinder bei einer solchen Feier. Oftmals sieht man ein Elternteil, das den ganzen Nachmittag und Abend damit beschäftigt ist, das oder die Kinder zu beaufsichtigen und zu bespaßen. Dieses Elternteil kann die Feier dann definitiv nicht genießen.
Für die Kinder auf der anderen Seite ist es schwierig, stundenlang ohne kindgerechte Umgebung und Spielmöglichkeiten durchzuhalten. Sie verstehen nicht, dass ihre Eltern bei ihnen sind, aber nicht mit ihnen spielen, sondern sich unterhalten wollen. Da sind Konflikte vorprogrammiert, ganz gleich, wie gut die Kids erzogen sind und sich selbst beschäftigen können. Auch das Abendessen dauert in der Regel so lange, dass kein Kind es an seinem Platz aushält.
Sobald aber die Kinder sinnvoll von Betreuern beschäftigt werden, haben die Eltern die Möglichkeit, entspannt mitzufeiern und sich mit anderen Gästen zu unterhalten. Eine gute Kinderbetreuung auf einer Hochzeit bedeutet aber ganz sicher nicht, dass die Kinder weggesperrt werden. Sie nehmen genauso an der Feier teil, aber mit für sie passendem Entertainment, und können jederzeit zu ihren Eltern.

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Das ist ein sehr schwieriger Punkt, der meist nicht so einfach umzusetzen ist. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Bands lauter sind und sich schlechter runterregeln lassen. DJs können die Lautstärke besser regulieren. Sofern in der Location möglich, kann der Tanz mit Partymusik in einem vom Festsaal getrennten Raum stattfinden. Das hätte auch den Vorteil, dass die Band nicht schon vor der Feier, sondern etwas später während des Essens aufbauen könnte. Eine andere Möglichkeit bei schönem Wetter wäre eine Terrasse, auf die sich zurückziehen kann, wer in Ruhe mit Freunden und Verwandten plaudern möchte. Die Gefahr bei einer Lösung mit mehreren Räumen ist aber immer, dass die Gesellschaft sich dabei »verläuft« und auseinanderfällt.